1）データを起動すると「割り込みエラー‥‥4DToolsで圧縮してください」と表示され、データを開くことが出来ない時、この操作をすることでデータの修復作業を実行します。
2）伝票の削除など、データを大量に削除した場合、そのままでは、データサイズは小さくなりません。
この場合、「4DTools」を使用して、データの圧縮を行うことにより、データサイズを小さくすることができます。
=年度末／決算継続処理=
伝票や元帳等のデータは、初期メニューの「ファイルメンテ」→「記録ファイルのメンテナンス」に移動するだけですので、大量の伝票の削除や修正等を行っていない場合、データの容量は変わりません。
3）「圧縮」前には必ずデータのコピーをとってください。参照→会計データのバックアップ
また、「圧縮」は圧縮しようとするデータのサイズ以上のハードディスクの空きがあることを確認した上で、行なってください。
=4DTools操作中のエラー=
「4DTools CHエラー」→「タイプ2エラー」
4DTools→財務プログラムの順に起動すると、「ストラクチャ検査中」の画面になり「検査」or「修復」しか選べない。キャンセル／中止などのボタンを押すと「4DTools CHエラー」→「タイプ2エラー」等になり、圧縮の操作ができない。
起動する時、間違ってコマンドキーを押しているのが原因です。データ選択画面を表示するには、4DTools→プログラム選択後、オプションキーを押したまま[開く］ボタンクリックの操作をしてください。
コマンドもオプションキーの操作もしていないのに、上記のようになる場合、下記の操作で直ります。
4Dtools→財務プログラム選択後、シフト(shift）キーを押したままデータを開き、「プロパティ」を選択し、開く時の一番上「デフォルト設定無し」を選択します。
●4DToolsを使ったデータの圧縮
１．安全の為、会計データを複製後、「4DTools」（4DTooフォルダ内）をダブルクリックして起動します。
２．Macintosh：「会計スタンダード2×××」フォルダを選択、「会計スタンダード」プログラムを黒く反転させ、『option』キーを押しながら「開く」ボタンをクリックします。
Windows版：ファイルの場所を「KS2×××」に、ファイル種類を「4Dコンパイルデータベース」に変更します。 会計プログラム（KS2×××.4DC）を黒く反転させ、『Alt』キーを押しながら「開く」ボタンをクリックします。
Windows版：注意
使用中のバージョンにより、 プログラム（×××.4DC）が表示されない場合が有ります。
この場合、[DataBase］フォルダを開き、上記と同じ処理（ファイル種類の変更）を行います。
↓
 →
３．圧縮したいデータを黒く反転させ、「開く」ボタンをクリックします。
４．4DToolsが起動します。「メンテナンス」のタブを選択し、「圧縮」ボタンをクリックします。
５．圧縮後のデータ名を指定するダイアログが表示されます。 元のデータはそのまま残り、別に圧縮されたデータが作成されます。 圧縮後のデータファイルの名称を入力します。圧縮後のデータだということがわかるような名称を入力してください。（Win版では、拡張子「.4DR」のファイルは自動的に作成されます。）「保存」ボタンをクリックすると、圧縮が始まります。
６．圧縮が終了すると、4.の画面に戻ります。画面右下「終了」ボタンクリックで操作は完了です。
７．圧縮後の新しいデータ（５の例では「青山商店45期圧縮」データ）が作成されていることをご確認ください。 これが圧縮後のデータで、今後、こちらのデータを使用します。
※起動時の「どのデータを開きますか？」の画面でこれを選択します。
 画面の絵は［会計］になっていますが、弊社のソフトは全て共通の操作です。「会計2×××」は→「財務管理」では、「財務管理2×××」となります。
●4DToolsを使ったデータの修復
何らかの原因でデータが破損してしまった場合に、4DToolsの「修復」作業で、データが回復する場合があります。 「修復」前には必ずデータ部分のコピーをとってください。 また、「修復」は目的のデータのサイズ以上のハードディスクの空きがあることを確認した上で、行なってください。
１〜３迄は、前項「4DToolsを使ったデータの圧縮」と同じ操作方法です。
４．「修復」のタブをクリックします。
５．『クイック修復』は、ボタンをクリックすると自動的に開始されます。
１．すべての壊れたインデックスやレコード修復…「すべてを修復」
データを検査し、破損箇所が有れば修復します。完了すると作業結果を表示します。
２．壊れたレコードを修復…レコード修復..
データを検査し、破損箇所が有れば修復します。修復したいテーブルを選択し、「修復」ボタンで処理を開始します。完了すると作業結果を表示します。
３．壊れたインデックスを再構築…「インデックス修復」
会計（財務管理）→初期設定の「ファイルメンテ」→「インデックスの修復」と同じ処理をします。
６．『タグによる修復』は、前項『クイック修復』では直らない場合、この処理を行うことにより修復できることが有ります。
※修復しているデータ（Ａ）とは別に、修復後のデータ（Ｂ）を作成します。
この処理を行う前に、前項「データの圧縮」の操作をします。修復しているデータ（Ａ）を圧縮することで、データ（Ａ）-2を作成、このデータをタグによる修復で（Ｂ）のデータを作成します。データの修復が完了する迄は、３つのデータが存在することになります。
1）「修復」ボタンをクリックすると、「データファイルを作成…」ダイアログが表示され、自動的にプログラムの名称（「会計2×××」「財務管理2×××」「ZS2×××」「ZP2×××」）の文字をつけたデータの名前を表示しますが、これを「青山商店45期修復」等簡潔な名称に変更します。
（Win版では、拡張子「.4DR」は自動的に作成されます。）
「保存」ボタンをクリックすると、修復が始まります。 完了すると、結果を表示します。
2）圧縮が終了すると、4.の画面に戻ります。画面右下「終了」ボタンクリックで操作は完了です。
3）1.で入力したデータの名称が、作成されていることを確認してください。 これが修復後のデータで、今後、このデータを使用します。（起動時の、「どのデータを開きますか？」の画面でこれを選択します。）
●4DToolsで圧縮・修復後のデータ整理
■圧縮後 または 修復後の『データ』フォルダ
Ａ：圧縮・修復する以前に使用していたデータです。（不要）
Ｂ：圧縮・修復前にＡをコピーしたものです。（データ）
Ｃ：圧縮・修復されたデータで、今後継続して使用します。
１）Ａはもう必要ないのでゴミ箱に入れて削除。
２）Ｃの名称を、「青山商店45期データ」「青山商店45期.4DD」等簡潔な名称に変更。
３）バックアップ用のフォルダ（なければ新規フォルダで作成）にＢをいれ、バックアップ用データにします。
※1）〜3）の処理は、Ｃデータが正常に起動することを確認してから行ってください。
=圧縮／修復データの開き方=
「会計プログラム」をダブルクリック後すぐ、「option」（Windows：「Alt」）キーを押し、データ選択画面が表示されるまで押しつづけます。 「どのデータファイルを開きますか」の画面でデータを選択します。
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