年次更新
●『販売仕入』は、１年間のデータを１つの単位として処理を行っています。１年間とは、『基本情報』の『期首年月日』から『期末年月日』までの期間です。『年次更新』とは、『期首年月日』を翌年度に書き換えるとともに、前年度の不要なデータをすべて削除するのが 主な作業です。
年次更新をしないで、翌年度以降の処理を続けることもできます。
この場合、過年度のデータも見ることができるので、過去の売上実績などと対比することができます。
●『年次更新』は、大量のデータを削除します。データファイル容量が200MB以上の場合、データサイズを少なくする為に、『年次更新』終了後、『4DTools』の『圧縮』を行うことをお薦めします。詳しい操作については、 第１章基本操作-『4DToolsの圧縮について』をご覧ください。
●『年次更新』は『販売仕入』の「販売管理」「仕入管理」両方に対して行なわれます。「販売管理」の『年次更新』を行なった場合は、「仕入管理」の『年次更新』は行なわないでください。（2年分の更新がかかってしまいます）
【年次更新のタイミング】
年次更新処理をしなくても、次年度のデータは入力できますので、過去の売上実績などを見たい場合、年次更新処理の操作をする必要はありません。
（データの容量が大きくなりすぎる場合、2002年に、2000年までの年次更新をするというのも、一つの使用方法です）
前年度のデータで下記の処理が終了していない場合、年次更新処理は実行しないでください。
翌年になって、最初の請求処理・締日更新が全締日（全仕入先と全得意先）について終わってから、前年度の年次更新を行なってください。
例：仕入先締日-----10日、末
得意先締日-----10日、20日、末
【年次更新を行うと…】
１．基本情報の『期首年月日』と『導入年月日』のところに、年次更新の『期末日付』の翌の日付が書き込まれます。『期末年月日』にはその１年後の日付が書き込まれます。
２．得意先（仕入先）マスターの『繰越残高』が『期末日付』現在の残高に更新されます。
３．商品マスターの『繰越在庫』が『期末日付』現在の在庫に更新されます。
４．年次更新は、『仕入管理』『販売管理』両方の、『期末日付』以前の伝票が削除されます。
ただし、次のデータは削除されません。
１）請求日付や精算日付が『期末日付』以降の売上伝票・仕入伝票
２）受注残のある受注伝票、発注残のある発注伝票
●更新中のエラーに備え、『年次更新』前には必ずデータのバックアップコピーをおとりください。
【年次更新で書き変わる主な項目】
●得意先マスター：繰越残高、前回繰越日
●仕入先マスター：繰越残高、前回繰越日
●販売／仕入基本情報：期首年月日、期末年月日
●商品マスター：繰越在庫、前回繰越日
【年次更新を行う前に…（パーフェクトのみ）】
●在庫管理を行なっており、仮出荷入力を行なっている場合は、年次更新前の処理として、次の１〜３を行なってください。
例） 期首日付：2005.04.01 期末日付：2005.03.31 の場合
（1）ある商品の、期末（2005.3.31）における仮出荷状況が次のようになっていたと仮定します。
（2）このように、期末において、仮出荷の差引数が「0」になっていない場合、［期末日付］で、差引数をいったん戻し、期末における差引残を「0」にする処理を行ないます。この例ですと、差引数の「8」を［2005.3.31］の日付で戻し、差引数を「0」にしています。
（3）続けて次の行に、期末の翌日の日付で、先程戻した数と同数を仮出荷数の欄に入力します。この例ですと、期末の戻し数「8」を［2003.4.1］の日付で仮出荷し、差引数を再び「8」にしています。
【年次更新操作方法】
●通常、期末年月日が自動表示されますので、そのまま『更新開始』ボタンをクリックします。確認の画面がでて、『OK』をクリックすると、年次更新が始まります。
年次更新の注意点
年次更新処理を、急いでする必要はありません。 年次更新処理をしなくても、次年度のデータは入力できますので、過去の売上実績などを見たい場合、年次更新処理の操作をする必要はありません。（データの容量が大きくなりすぎる場合、2002年に、2000年までの年次更新をするというのも、一つの使用方法です）前年度のデータで下記の処理が終了していない場合、年次更新処理は実行しないでください。翌年になって、最初の請求処理・締日更新が全締日（全仕入先と全得意先）について終わってから、前年度の年次更新を行なってください。
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