■BackOffice-各伝票・請求書・支払明細書・領収書の「PDF」保存方法
BIZTREK_BackOfficeでは、各種伝票、請求書、支払明細書等をPDFとして、電子取引要件に従ったファイル名で作成保存が行えます。
「売上伝票」「請求書」をPDFとして出力保存する操作方法は以下のとおりです。
＊「紙」で発行したインボイス帳票の保存方法として「PDF」にて保存される場合にも対応しております。操作方法は以下を参照ください。
□「売上伝票」PDF保存方法
＊例として「売上伝票」での説明となりますが、他の伝票でも同様の手順となります。
1.売上伝票の「発行形式」を開きます。
2.納品書発行形式を白紙用紙形式に変更します。 *「PDF書出」は白紙用紙形式の場合に行えます。
3.「■白紙用紙出力先」以下、出力方法を「PDF」へ変更します。
＊「紙」 =プリンタに印刷。(デフォルト設定) 。
「PDF」 =「PDF」にて発行（保存）します。
「紙とPDF」＝「紙」発行と同時に「PDF」にも保存を行う場合に選択します。
「得意先マスタを参照」=得意先マスタの「白紙出力先」設定に応じて発行します。
上記の設定が完了しましたら「発行形式登録」ボタンで発行形式を保存します。
・伝票を登録の都度PDFを作成される場合は、伝票を入力し「登録」ボタンをクリックした時点でPDFが作成されます。
PDFを複数枚一括で作成する場合は、売上伝票をあらかじめ「発行しない」形式で登録し、伝票検索でPDFを作成したい
伝票を検索し、売上伝票一覧画面の「印刷」ボタンから「納品書一括発行」より一括発行を行う事で一括でPDFファイルの作成
が行えます。
★PDFファイルは以下の場所に保存されます。
PDFファイルは、決められた場所に一定の規則に従って保存されます。
以下、PDFファイルの保存先です。 PDFファイルの保存先は固定です。(変更不可)
＊自動作成されたフォルダ名を変更(削除)した場合、規定のフォルダ名で再作成されます。
ユーザの「ドキュメント(書類)」フォルダ以下に、次の規則でPDF書出フォルダを作成します。
伝票の場合(伝票発行をした日付単位でPDF書出フォルダを作成します。伝票日付単位ではないので注意してください)
「ドキュメント(書類)」 => 「Marvel」 => 「BIZTREK_BackOffice」 => 「PDF」 => 「自社名(※1)」 => 「帳票名(※3)」
=> 「伝票発行年(YYYY)」 => 「伝票発行月(MM)」 => 「伝票発行日(DD)」 => 「伝票発行日付時刻(YYYYMMDD_HHMMSS)」
例）2022年09月16日の14時17分06秒に納品書発行した場合
「ドキュメント(書類)」=> 「Marvel」 =>「BIZTREK_BackOffice」 => 「PDF」 => 「マーベル商事株式会社(自社名)」
=> 「納品書」 => 「2022」 => 「09」 => 「16」 => 「20220916_141706」
＊領収書のPDFファイルは、売上伝票と入金伝票どちらからの発行でも同じ「領収書」フォルダに保存されます。
□「請求書」PDF保存方法
*以下は、請求書での説明ですが、「支払明細書」も同様の操作になります。
1.請求書発行画面を表示し、請求書発行形式を白紙用紙形式に変更します。
＊「PDF書出」は白紙用紙形式の場合に行えます。
＊「合計式(白紙用紙)」設定にて印刷を行なった場合、上段「請求書」下段「請求書(控)」でA4用紙1枚での印刷となりますが、
PDFファイル書出しを行った場合、「請求書」と「請求書(控)」は別々のPDFファイルとして作成されます。
2.「出力対象」の設定メニュー「■白紙用紙出力先」を「PDF」に変更します。
「紙」 = 全ての請求書をプリンタに印刷。(デフォルト設定)
「PDF」= 全ての請求書をPDFファイルにて保存。
「紙とPDF」＝「紙」発行と同時に「PDF」にも保存を行う場合に選択します。
「得意先マスタを参照」=得意先マスタの「白紙出力先」設定に応じて発行。
★PDFファイルは以下の場所に保存されます。
請求書/支払明細書-PDFファイル保存場所
請求書/支払明細書の場合(締日単位でPDF書出フォルダを作成します。
「ドキュメント(書類)」 => 「Marvel」 => 「BIZTREK_BackOffice」 => 「PDF」 => 「自社名(※1)」 => 「請求書(※2)」
=> 「請求年(YYYY)」 => 「請求月(MM)」 => 「請求締日(DD締)」 => 「請求書発行日付時刻(YYYYMMDD_HHMMSS)」
(例)2022年06月末日締の請求書を2022年09月08日の18時16分45秒に発行した場合
「ドキュメント(書類)」 => 「Marvel」 => 「BIZTREK_BackOffice」 => 「PDF」 => 「マーベル商事株式会社(自社名) => 「請求書」
=> 「2022」 => 「06」 => 「末日締」 => 「20220908_181645」
□■ 共通事項 ■□
○「PDF書出し」起点のフォルダ名(起動データの登録自社名)(※1)及び PDFファイル名は定義できます。
手順につきましては以下を参照ください。
□BackOffice-PDF作成＊ファイル名定義変更方法
=> http://website.marvel.co.jp/top/FOV2-0000E99F/FAV2-0000EAA7/S00014A84
○ 「logファイルについて」
伝票や請求書をPDFファイル出力(発行)時、ログファイル(記録ファイル)が作成されます。
(例)「log_請求書...XXXXXX締.txt」
logファイルは「PDFメール送信機能」で使用する重要なファイルです。
ファイル名を変更したり、削除を行うと正しくメール送信を行うことができなくなります。
＊貴社にてlogファイルを編集して管理したい場合は、必ず別の場所にコピーを取ってご利用ください。
□伝票〜log項目
ログファイルは、次の項目の並びになっています。
1. LogID...ログの固有番号が出力されます。PDFメール送信時に利用。
2. 参照ID...PDFファイルの作成元のID(マスタID、伝票ID等)が出力。PDFメール送信時に利用
3. 操作...「PDF書出し」のログファイルには「作成」、「PDFメール送信」のログには「送信」
4. 帳表名
5. PDF作成日付...PDFを作成した日付
6. PDF作成時刻...PDFを作成した時刻
7. ファイルパス...書出したファイルの場所
8. ファイル名...PDFファイル名
9. 区分...納品先と請求先が違う伝票の場合があるため、..「納品先宛」「請求先宛」で区分
10. 伝票日付
11. 伝票番号
12. 得意先コード
13. 得意先名
14. 伝票金額
15. 情報1...予備
16. 情報2...予備
17. 情報3...予備
18. 備考
□請求書〜
ログファイルは、次の項目の並びになっています。
1. LogID...ログの固有番号が出力されます。PDFメール送信時に利用。
2. 参照ID...PDFファイルの作成元のID(マスタID、伝票ID等)が出力。PDFメール送信時に利用
3. 操作...「PDF書出し」のログファイルには「作成」、「PDFメール送信」のログには「送信」
4. 帳表名
5. PDF作成日付...PDFを作成した日付
6. PDF作成時刻...PDFを作成した時刻
7. ファイルパス...書出したファイルの場所
8. ファイル名...PDFファイル名
9. 区分...請求書(控)も出力した場合のため、..「本」「控」で区分
10. 請求日付
11. 請求番号
12. 得意先コード
13. 得意先名
14. 請求金額
15. 情報1...予備
16. 情報2...予備
17. 情報3...予備
18. 備考 | 
